Digitalizar documentos no es simplemente escanear todo lo que se encuentra en una oficina. La clave está en priorizar qué información debe pasar primero al formato digital para obtener beneficios rápidos, reducir riesgos y optimizar procesos.
En este artículo te contamos qué documentos debes digitalizar primero y por qué es importante establecer un orden estratégico.
1. Documentos legales y contractuales
Contratos, convenios, escrituras, poderes, resoluciones y actas legales deben ser digitalizados con urgencia. Su valor jurídico los convierte en prioritarios, además de permitir mayor seguridad y acceso rápido en caso de auditorías o revisiones.
2. Documentos contables y financieros
Facturas, boletas, libros contables, balances, declaraciones tributarias y comprobantes de pago. Estos documentos son fundamentales para la gestión financiera y el cumplimiento fiscal, y tienen tiempos de conservación obligatorios por ley.
3. Documentos del área de recursos humanos
Legajos de personal, contratos laborales, evaluaciones de desempeño, certificados médicos, permisos y reportes de asistencia. Digitalizarlos permite un control más ágil y seguro del personal.
4. Documentación operativa y administrativa
Manuales, procedimientos, órdenes de servicio, reportes internos, actas de reunión, memos y comunicados. Son esenciales para el funcionamiento del día a día y deben estar disponibles de forma rápida y organizada.
5. Documentación histórica o de archivo
Los documentos antiguos o que ya no se usan a diario, pero que deben conservarse, también deben digitalizarse para evitar su deterioro y facilitar su conservación a largo plazo.
Conclusión
Digitalizar documentos no es solo una mejora operativa: es una inversión estratégica. En Tecnología Cero Papel, te ayudamos a dar ese salto con soluciones personalizadas, seguras y sostenibles. ¡2025 es el año ideal para dejar atrás el papel y dar la bienvenida a la eficiencia digital!
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